Cu ajutorul metodelor de organizare a timpului se pot planifica, organiza și prioritiza activitățile din fiecare zi sau perioade mai lungi (săptămână, lună, an). Aceste metode nu sunt întotdeauna eficiente, deoarece au la bază timpul universal (clock time) și nu percepția timpului legată de activitățile de îndeplinit. Organizarea timpului trebuie făcută în fiecare zi.
Pentru o mai bună organizare a timpului și a activităților de îndeplinit într-o zi puteți aplica următorii pași:
- Spațiul de lucru trebuie să fie ordonat și fără factori disturbanți (telefon, email, Internet, televizor, prieteni, rețele sociale, jocuri pe calculator sau consolă), astfel încât să vă ajute să vă creșteți concentrarea. S-a demonstrat că atunci când ne lăsăm distrași de o altă activitate ne pierdem concentrarea și este nevoie de cel puțin 10 minute pentru a reveni la activitatea inițială.
- Faceți o listă cu toate activitățile pe care le aveți de îndeplinit în acea zi. Pentru fiecare activitate stabiliți gradul de importanță și urgența și stabiliți un interval orar (început – sfârșit) în care o veți desfășura. Dacă activitatea se întinde pe o perioadă mai mare de timp, atunci o împărțiți în sub-activități. Pentru fiecare activitate stabiliți și locul de desfășurare (de exemplu birou, sala de lectură).
- Prioritizați activitățile după principiul Eisenhower și organizați o listă în agendă. Activitățile cele mai dificile trebuiesc puse în agendă atunci când sunteți cel mai productiv (conform ritmului circadian). Dacă două activități sunt importante și urgente, atunci puteți să le acordați grade (de exemplu, foarte important, mai puțin important). Activitățile care implică creativitate trebuie realizate în perioadele când nu aveți prea multă energie. Activitățile care nu sunt urgente și nici importante se trec în perioadele cu cea mai mică energie (de exemplu, răspunsul la email-uri, conversațiile on-line sau la telefon, cititul știrilor sau căutarea de informații pe Internet, conversații cu alte persoane).
- Planificați pauze între activități pentru relaxare sau pentru preocupări care vă deturnează atenția de la activitatea curentă. Câteva posibile activități ar fi:
- Înainte de fiecare activitate planificați câteva minute pentru a evalua rezultatele așteptate. După fiecare activitate planificați câteva minute pentru a stabili rezultatele obținute.
- Sculați-vă de la birou și faceți puțină mișcare.
- Faceți câteva exerciții fizice.
- Urcați și coborâți scări.
- Luați masa sau o mică gustare sănătoasă.
- Hidratați-vă. Este indicat să folosiți pentru hidratare apa.
- Periodic reorganizați lista de activități. Importanța sau urgența unei activități se poate modifica pe parcursul zilei.
- Identificați surse de ajutor: prieteni, profesor, internet, documente.
- Odihniți-vă cel puțin 7-8 ore în fiecare noapte. Astfel vă păstrați energia și productivitatea.
- Stabiliți un interval orar pentru a răspunde la email-uri.
- Dezactivați sunetul de atenționare la primirea unui email.
- Vă setați statusul „Busy/Ocupat” pe aplicațiile de conversații on-line.
- Treceți telefonul pe închis sau creați liste de utilizatori pentru care este urgent să răspundeți, iar celorlalți le ignorați apelurile până când luați o pauză.
- Citiți știrile la începutul sau la sfârșitul zilei.
- Nu intrați pe rețelele de socializare în timpul unor activități planificate.
- Închideți ușa pentru a nu fi deranjați de alte persoane și puneți un semn de „Nu deranjați”.
- Folosiți căști pentru a nu auzi colegii de cameră.
- Faceți des ordine în dosare și cărți.
Stațiul de lucru ar trebui să fie comod și practic. Iată câteva sfaturi pentru a îmbunătăți condițiile de lucru:
- Biroul și scaunul trebuie să aibă înălțimea potrivită.
- Poziția biroului să fie aproape de o sursă naturală de lumină sau, dacă nu este posibil, să fie bine luminat.
- Pereții să fie decorați cu imagini din natură, care vor crește creativitatea.
Puteți să ascultați muzică pentru a vă crește concentrarea și a nu da atenție zgomotului ambiental. Sunt indicate muzica instrumentală sau muzica “albă” (sunete liniștitoare).
